新社会人の時、上司から作業がいつ終わるのか確認される機会は多いと思います。
悩んでる人初めてやる作業だし、いつまでに作業が完了するのか分からない
悩んでる人なぜ作業完了見込みがこのようになるのか？と聞かれても答えられない
その場面で適切な報告ができないと、上司の信頼を失うことになりかねません。
おしけんやったことない作業だから、正直やってみないと分からないという思いもありますよね！
おしけん作業工数の見積りをすれば、未経験の作業でも上司が納得するような完了見込みの報告ができますよ！
本記事では、作業工数の見積もり方法を5つの手順で解説します。
上司から評価されるような報告をできるようになりたい方はぜひ参考にしてみてください。
工数とは
工数とは、作業完了までにかかる時間を表した作業量のことを指します。
プロジェクトにおいて、工数は（人日）や（人月）などの単位で表現され、何人の人が何日間または何ヶ月間作業すると完了するのかで管理することが一般的です。
工数見積もりとは
工数を見積もるとは、作業完了までにどれくらいの時間が必要なのかを想定することです。
作業を実際に行う前の段階のため、見積もりを行う際は、作業を頭の中でシュミレーションしたり、過去に同一の作業をしていれば、当時かかった時間を参考にするなどして、工数の見積もりを行います。
・作業がいつ終わるのか把握できる
・作業の抜け漏れがないか確認できる
・工数見積もりに苦戦すると大幅に時間を費やし、本業務に支障が出る可能性がある
工数見積もりの5つの手順
初めてやる作業は、作業を実際にやったらどんな流れで実施していくのかを、頭の中で具体的にイメージして、事前にシュミレーションしておくのがいいでしょう！
最初にどのように作業をするのかイメージを膨らませることは、とても重要です。
また、資料作成のような作業であれば、完成時の資料がどんな資料なのかを具体的にしましょう。
作業前の段階で、何をするのか？何を作るのか？が具体的にイメージできていないと、違う方向へ作業が進んでしまったり、不明点があってもすぐに解決できずに時間だけが過ぎてしまうリスクもあります。
具体的な作業イメージができたら、作業を細かい工程に分割して、タスク化しましょう。
例えば、「オムライスを作る」という作業をタスク化する場合は、以下のようになります。
・タスク1：材料を用意
・タスク2：玉ねぎや鶏肉、ピーマンなどをカット
・タスク3：カットした材料を炒める
・タスク4：ご飯とケチャップを混ぜて炒める
・タスク5：卵を焼いてケチャップご飯の上にかぶせる
おしけんもちろん人によってタスクの分け方は違います。これは僕がオムライスを作る時の手順です。
可能であれば1つのタスクは1,2時間以内に完了できるように分割するのがいいと思います。
上記のオムライスを作る例で説明すると、料理が苦手で、材料をカットするタスクが2時間も3時間もかかるような場合は、「材料カット」というタスクをさらに細分化するようなイメージですね。
材料カットという1つのタスクを、玉ねぎをカットする、鶏肉をカットする、ピーマンをカットする…のような感じにタスクを分割できると思います。
タスクを細分化するメリットは、どのタスクに時間がかかっているのかを把握しやすくなることにあります。
例えば、材料カットに時間がかかった場合、カットする材料ごとにタスク分けをしていれば、玉ねぎは予定よりも早くカットできたが、鶏肉のカットには時間がかかってしまったため、作業全体として時間がかかったという具合に、作業の振り返りがしやすくなります。
作業をタスク単位で細分化できたら、1つ1つのタスクを実施するのにかかる時間を設定します。
設定する時間としては、頭の中で作業のシュミレーションをしてみて、このくらいの時間がかかりそうだと思う時間を設定してみてください。
また、資料作成などの成果物を伴うような作業については、完成物をまずイメージして、完成物を作るのにかかりそうだと思う時間を設定してみるのがいいと思います。
タスクごとの想定時間に対して、バッファー時間を設けます。
バッファーとは、ゆとりを持たせるための予備時間のことで、バッファーを設定することで想定よりも時間がかかる場合の補填にできたり、改善策を考えたりすることができます。
タスク毎に設定した時間はあくまでも想定なので、想定より時間がかかる可能性は十分あります。
想定より時間がかかった時のリスクを軽減するために設定するのがバッファー時間です。
バッファー時間については、個人差はあるかもしれませんが、5分〜10分くらいを目安に設定するのがいいと思います。
タスク毎に設定した所要時間とバッファー時間を全て加算することで、作業全体としての工数を算出することができます。
作業工数がわかれば、作業がいつ頃に完了するのかを整理することができます。
工数見積もりの精度を上げる4つのポイント
工数見積もりは、作業にどれだけ時間がかかるのかを想定することなので、実際にかかる時間が絶対に想定どおりになるという保証はありません。
保証がないからこそ、見積もり工数と実際の工数の差異がなるべく起こらないように心がけることが重要になります。
そこで工数見積もりの精度を上げるために、以下のポイントを意識するといいでしょう！
- 工数見積もりは資料で整理しながら行う
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資料で整理することで考えていることを可視化し、第三者にも共有しやすくなります。
また、上司に報告する時も資料があると好印象です。
- 身近なメンバーや先輩などから意見をもらう
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工数見積もりは、自分の先入観が入りやすくなります。
客観的な視点として、自分以外の人にチェックしてもらい意見をもらうと、周りからも納得される工数見積もりになります。
- タスク完了毎の振り返りをする
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作業に時間がかかった場合は、想定時間と実際の時間を比べ、どこに差異が発生し、なぜ発生したのかを振り返ることで、同じ原因で時間がかからないようにすることができ、今後の想定と実績の差異が発生しにくくなります。
- 作業時間と生産内容を記録しておく
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作業時間を記録していくことで、今後作業をする際の参考になり、より精度の高い工数見積もりができるようになります。
工数見積もりする際の2つの注意点
工数見積もりをする上で、私の経験から注意しておいた方がいいポイントを紹介します。
- 経験や勘の要素は極力排除する
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経験に基づく考え方は、不必要というわけではありませんが、経験ゆえに先入観が強くなり、工数見積もりが正しくできないこともあります。
経験豊富であっても、基本を忘れずに客観的に工数見積もりができるように心がけましょう。
- 作業内容の疑問点や不明点は必ず無くす
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疑問点や不明点を解消しないまま、作業を続けてもうまくいきません。
また作業前の段階で事前に解消していたとしても、作業開始してからも新たに疑問点等は出てくるものです。
分からない部分が増えていくほど作業は難しくなり、スムーズに進まなくなっていきます。
確認できることはすぐに確認するようにしましょう！
上司や先輩に評価される作業完了見込みの報告方法
工数見積もりができれば、上司に「作業はいつ終わる？」と確認があった場合でも、納得の得られるような報告をすることができると思います。
上司に報告する際は、以下の点を意識して報告すると伝わりやすいので、ぜひ参考にしてみてください。
- 結論から先に話すようにする。（作業は〇〇日までには完了する予定です。）
- 詳細な説明は、具体的かつ簡潔に述べられるようにする。
- 作業が遅れる可能性がありそうな場合は、理由を明確にして相談できるようにする。
まとめ
本記事では、作業工数の見積もり方法を5つの手順で解説しました！
自分の作業工数の見積もりができるようになると、締め切りがある作業の場合は作業開始前の段階で、締め切りに間に合うかどうかもある程度想像することもでき、事前に上司に相談することもできるなど、気持ち的に余裕が生まれやすくなります。
最後に今回のおさらいをしておきましょう。
自分の作業工数の見積もりができれば、上司やメンバーに自分の作業進捗を報告する時でも、理解される内容になり、信頼を得ることもできると思います。
ぜひ、工数見積もりのスキルを磨き、仕事でさらに評価されるエンジニアになってください。
皆さんの仕事が上手くいくことを願っておりますので、この記事が皆様の参考になれば幸いです。
